ZARZĄDZENIE NR 20/2014 KIEROWNIKA URZĘDU GMINY GRAJEWO z dnia 27 czerwca 2014 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy Grajewo.

Zarządzenie NR 20/2014

KIEROWNIKA URZĘDU gminy grajewo

z dnia 27 czerwca 2014 roku

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy Grajewo.

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Nadaje się Regulamin Organizacyjny Urzędowi Gminy Grajewo stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych
Urzędu Gminy Grajewo.

§ 3. Traci moc zarządzenie Nr 13/2013 Kierownika Urzędu Gminy Grajewo z dnia
24 lipca 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy
Grajewo i zarządzenie Nr 18/2013 Kierownika Urzędu Gminy Grajewo z dnia
27 maja 2014 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy Grajewo.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Grajewo

(-) Stanisław Szleter

Załącznik

do zarządzenia nr 20/2014

Kierownika Urzędu Gminy Grajewo

z dnia 27 czerwca 2014 r.

Regulamin organizacyjny urzędu gminy grajewo

Rozdział 1

Postanowienia ogólne.

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Grajewo zwany dalej regulaminem określa:

1) organizację wewnętrzną Urzędu;

2) zadania i obowiązki członków kierownictwa Urzędu;

3) zakresy działania komórek organizacyjnych Urzędu;

4) zasady opracowywania aktów prawnych wydawanych przez Wójta i Radę Gminy;

5) zasady podpisywania dokumentów i korespondencji Urzędu;

6) tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków;

7) tryb wykonywania kontroli wewnętrznej w Urzędzie;

8) postanowienia końcowe.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Gminie, Radzie, Straży, Wójcie, Urzędzie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Referatu, Komendancie – należy przez to odpowiednio rozumieć: Gminę Grajewo, Radę Gminy Grajewo, Straż Gminną Gminy Grajewo, Wójta Gminy Grajewo, Urząd Gminy Grajewo, Zastępcę Wójta Gminy Grajewo, Sekretarza Gminy Grajewo, Skarbnika Gminy Grajewo, Kierownika Referatu Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego, Komendanta Straży Gminnej Gminy Grajewo.

§ 3. 1. Przy pomocy Urzędu Wójt sprawuje funkcję organu wykonawczego gminy, wykonując zadania należące do jego kompetencji określone ustawami, uchwałami Rady, Statutem Gminy oraz innymi przepisami prawa.

2. Zakres działań Urzędu dotyczy realizacji zadań spoczywających na Gminie obejmujących:

1) zadania własne;

2) zadania zlecone;

3) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

§ 4. 1. Pracownikami Urzędu są pracownicy samorządowi zatrudnieni w ramach stosunku pracy na podstawie:

1) wyboru;

2) powołania;

3) mianowania;

4) umowy o pracę.

2. Status prawny pracowników Urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych.

3. Siedzibą Urzędu jest miasto Grajewo.

Rozdział 2

Organizacja wewnętrzna urzędu.

§ 5. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1) Wójt Gminy;

2) Zastępca Wójta Gminy;

3) Sekretarz Gminy;

4) Skarbnik Gminy;

5) Główny Księgowy;

6) Kierownik Referatu Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego,

7) Komendant Straży Gminnej.

§ 6. 1. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy oznaczane symbolami literowymi:

1) Referat Ogólnoorganizacyjny - „O”;

2) Referat Finansowy - „F”;

3) Referat Księgowości Oświatowej - „K”

4) Referat Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego - „R”;

5) Komenda Straży Gminnej - „SG”,

6) samodzielne stanowisko pracy radcy prawnego - „RP”.

2. Komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy przy znakowaniu spraw stosują symbole literowe określone w ust. 1.

3. Szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu z wyszczególnieniem stanowisk pracy, ich ilości oraz odpowiadających im etatów przedstawia załącznik do regulaminu.

§ 7. 1. Funkcje kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych pełnią odpowiednio:

1) Referat Ogólnoorganizacyjny - Sekretarz Gminy;

2) Referat Finansowy - Skarbnik Gminy;

3) Referat Księgowości Oświatowej - Główny Księgowy,

4) Referat Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego - Kierownik Referatu,

5) Komenda Straży Gminnej - Komendant Straży Gminnej.

2. W razie nieobecności kierownika, daną komórką organizacyjną kieruje wyznaczony pracownik.

3. Kierownik danej komórki organizacyjnej jest bezpośrednim przełożonym pracowników pracujących w tej komórce organizacyjnej.

4. Bezpośrednim przełożonym Zastępcy Wójta, Skarbnika Gminy, Sekretarza Gminy, kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy jest Wójt, który ustala dla nich zakresy czynności.

5. Zakresy czynności dla pozostałych pracowników Urzędu ustala Wójt na podstawie propozycji przedłożonych przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych.

Rozdział 3

Zadania i obowiązki członków kierownictwa urzędu.

§ 8. 1. Kierownikiem Urzędu – w rozumieniu Kodeksu pracy – jest Wójt.

2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika, Głównego Księgowego, Kierownika Referatu Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego i Komendanta Straży Gminnej.

3. Do zadań i obowiązków Wójta należy w szczególności:

1) kierowanie bieżącymi sprawami Urzędu i Gminy;

2) reprezentowanie Urzędu i Gminy;

3) pełnienie funkcji zwierzchnika służbowego w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu, w tym Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

4) realizowanie polityki kadrowej i przestrzeganie prawa pracy;

5) ustalanie zakresów zadań i obowiązków dla członków kierownictwa Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

6) wydawanie zarządzeń w sprawach dotyczących Urzędu i Gminy na podstawie delegacji zawartych w stosownych aktach prawnych;

7) wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej;

8) składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z zarządem mieniem;

9) przedkładanie Radzie projektów uchwał oraz organom nadzoru podjętych uchwał;

10) realizowanie budżetu Gminy;

11) wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy;

12) pełnienie funkcji Administratora Danych Osobowych Urzędu;

13) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady, ustaw i innych aktów prawnych.

§ 9. Do zadań Zastępcy Wójta należy:

1) prowadzenie spraw Urzędu i Gminy w granicach określonych upoważnieniem Wójta;

2) wykonywanie zadań i obowiązków Wójta podczas jego nieobecności w pracy lub nieobecności w Urzędzie.

§ 10. 1. Sekretarz pełni funkcję kierownika administracyjnego Urzędu oraz kieruje Referatem Ogólnoorganizacyjnym.

2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji
w Urzędzie;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego;

3) organizacja przyjmowania i załatwienia skarg i wniosków;

4) koordynacja i kontrola wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych Rady i Wójta;

5) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendów i spisów;

6) nadzór nad procesem informatyzacji Urzędu;

7) opracowywanie projektów statutu Gminy, sołectw oraz regulaminów dotyczących funkcjonowania Urzędu;

8) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu;

9) potwierdzanie kserokopii pism i decyzji za zgodność z oryginałem;

10) prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej Gminy;

11) współpraca z jednostkami Ochotniczych Straży Pożarnych;

12) prowadzenie spraw Gminy w zakresie upoważnień udzielonych przez Wójta;

13) pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. Informacji Niejawnych;

14) kierowanie pracą podległych pracowników referatu.

3. Szczegółowe obowiązki i zadania Sekretarza określi Wójt w zakresie czynności.

§ 11. 1. Skarbnik zapewnia prawidłową gospodarkę finansową Gminy i jako główny księgowy budżetu realizuje wynikające z tego tytułu zadania określone w odrębnych przepisach.

2. Skarbnik pełni funkcję kierownika Referatu Finansowego.

3. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

1) nadzór nad realizacją budżetu Gminy;

2) opracowywanie projektu budżetu Gminy;

3) przekazywanie pracownikom samorządowym wytycznych do opracowania informacji niezbędnych do konstrukcji projektu budżetu;

4) nadzór nad sporządzaniem okresowych analiz i sprawozdań z wykonania budżetu;

5) ścisły nadzór nad przestrzeganiem równowagi budżetowej;

6) dokonywanie kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian;

7) organizacja obiegu dokumentów finansowych oraz prowadzenie kontroli finansowej w Urzędzie oraz innych jednostkach organizacyjnych Gminy;

8) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów i dowodów księgowych, przeprowadzania inwentaryzacji;

9) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych Gminy;

10) nadzorowanie i kontrola zadań realizowanych ze środków budżetu Gminy;

11) realizacja postanowień ustawowych zawartych szczególnie w ustawach o: rachunkowości, finansach publicznych, podatkach, opłatach lokalnych, opłacie skarbowej;

12) kierowanie pracą podległych pracowników referatu.

4. Szczegółowe obowiązki i zadania Skarbnika określi Wójt w zakresie czynności.

§ 12. 1. Główny Księgowy pełni funkcję kierownika Referatu Księgowości Oświatowej.

2. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów planów finansowych dla jednostek budżetowych obsługiwanych przez referat,

2) nadzór nad prowadzeniem kompleksowej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych gminy wymienionych w § 18 ust. 1,

3) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym w poszczególnych jednostkach budżetowych,

5) sporządzanie sprawozdań statystycznych,

6) nadzorowanie i kierowanie pracą podległych pracowników.

3. Szczegółowe obowiązki i zadania Głównego Księgowego określi Wójt w zakresie czynności.

§ 13. 1. Referatem Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego kieruje Kierownik Referatu.

2. Do zadań i obowiązków Kierownika Referatu należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów planu rozwoju gospodarczego Gminy;

2) planowanie i nadzór nad realizacją inwestycji gminnych;

3) nadzór nad prowadzeniem ewidencji gminnych nieruchomości komunalnych;

4) organizacja pozyskiwania środków finansowych przez Gminę;

5) nadzór nad aktualizacją planów zagospodarowania przestrzennego;

6) koordynacja organizacji przygotowania i przeprowadzania postępowań przetargowych z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;

7) organizacja i nadzór nad prowadzeniem zbiórki odpadów komunalnych na terenie Gminy;

8) nadzór nad eksploatacją stacji ujęć wody i sieci wodociągowych;

9) organizacja i nadzór nad zbiorowym zaopatrzeniem w wodę odbiorców,

10) prowadzenie spraw związanych z gospodarką ściekami komunalnymi, w tym eksploatacją przydomowych oczyszczalni ścieków;

11) przygotowywanie dokumentów dla celów emerytalnych o okresach pracy w gospodarstwie rolnym;

12) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej oraz rejestru przedsiębiorców;

13) organizacja i przeprowadzanie spisów rolnych i powszechnych;

14) kierowanie pracą podległych pracowników samorządowych.

3. Szczegółowe zadania i obowiązki Kierownika Referatu określi Wójt w zakresie czynności.

§ 14. 1. Komendant pełni funkcję kierownika Komendy Straży Gminnej.

2. Do zadań i obowiązków Komendanta Straży Gminnej należy w szczególności:

1) kierowanie bieżącą działalnością Straży;

2) wykonywanie obowiązków strażnika;

3) organizowanie i nadzór nad działaniami służbowo-operacyjnymi podległego strażnika;

4) nadzór nad terminowym wykonywaniem zadań Straży;

5) opracowywanie półrocznych planów pracy Straży i przedstawianie ich Wójtowi do zatwierdzenia;

6) analizowanie sytuacji w zakresie porządku publicznego na terenie gminy i planowanie działań prewencyjnych;

7) składanie miesięcznych sprawozdań z działalności Straży Wójtowi oraz kwartalnych Radzie;

8) współpraca i współdziałanie z Komendą Powiatową Policji w Grajewie oraz z innymi instytucjami w zakresie wynikającym z przepisów prawa;

9) prowadzenie dokumentacji dotyczącej działalności Straży;

10) nadzór nad właściwym użytkowaniem środków przymusu bezpośredniego, środków transportu i łączności i innego wyposażenia technicznego;

11) organizowanie szkoleń pracownikom Straży w zakresie dotyczących ich przepisów prawnych;

12) przyjmowanie mieszkańców gminy w sprawach skarg i wniosków;

13) prowadzenie ewidencji wymaganych ustawą i składanie informacji o danych zawartych w tych ewidencjach Wojewodzie Podlaskiemu za pośrednictwem Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku;

14) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

3. Szczegółowe zadania i obowiązki Komendanta określi Wójt w zakresie czynności.

Rozdział 4

Zakresy działania komórek organizacyjnych urzędu.

§ 15. Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:

1) przygotowywanie projektów aktów prawnych Rady i Wójta oraz umów, porozumień i innych dokumentów;

2) sporządzanie okresowych sprawozdań, analiz i informacji dla Rady i jej organów oraz Wójta;

3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu wniosków budżetowych niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy;

4) współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi i jednostkami pomocniczymi w realizacji zadań Gminy;

5) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

6) rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków;

7) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych;

8) prowadzenie postępowania egzekucyjnego;

9) gromadzenie zbiorów przepisów i aktów prawnych dotyczących zakresu czynności;

10) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;

11) realizacja zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych;

12) wykonywanie postanowień wynikających z ustaw:

a) o ochronie danych osobowych,

b) o dostępie do informacji publicznej.

§ 16. 1. Do podstawowych zadań Referatu Ogólnoorganizacyjnego należy w szczególności:

1) zapewnienie prawidłowej i sprawnej obsługi obywateli przez Urząd;

2) organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli według ich właściwości rzeczowej;

3) prowadzenie kancelarii ogólnej i kancelarii materiałów niejawnych;

4) prowadzenie akt osobowych pracowników i ewidencji czasu pracy;

5) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – technicznym Urzędu;

6) szkolenie pracownikow w zakresie przepisów bhp i p. poż. oraz kontrola ich przestrzegania;

7) prowadzenie archiwum zakładowego;

8) wykonywanie zadań z zakresu obronności, obrony cywilnej i spraw wojskowych, a w szczególności:

a) opracowywanie i stałe aktualizowanie planu operacyjnego funkcjonowania gminy,

b) opracowywanie planów szkolenia obronnego i organizowanie szkoleń obronnych,

c) nadzór nad realizacją zadań obronnych w jednostkach organizacyjnych gminy,

d) przygotowanie głównego stanowiska kierowania Wójta w swojej stałej siedzibie,

e) opracowanie i aktualizowanie dokumentacji akcji kurierskiej,

f) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych i udział w organizacji poboru,

g) opracowywanie i aktualizowanie instrukcji Stałego Dyżuru Wójta,

h) wydawanie decyzji dotyczących świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,

i) reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

9) prowadzenie spraw z zakresu działania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

10) inspirowanie rozwoju sportu, turystyki i kultury na terenie Gminy;

11) prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej gminy;

12) współpraca z jednostkami ochotniczych straży pożarnych gminy;

13) wdrażanie i rozwijanie stosowania technologii informatycznych w Urzędzie;

14) prowadzenie zbiorów aktów prawnych powszechnie obowiązujących oraz prawa miejscowego stanowionego przez organy Gminy;

15) obsługa kancelaryjno – techniczna Rady i Wójta;

16) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych i referendów;

17) realizacja zadań z zakresu ewidencji ludności;

18) prowadzenie rejestru wyborców, jego aktualizacja i sporządzanie spisów wyborców;

19) sporządzanie odpowiednich wykazów osób dla celów oświatowych i wojskowych;

20) prowadzenie spraw związanych ze stypendiami socjalnymi dla uczniów;

21) podejmowanie czynności wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych;

22) realizacja zadań Gminy jako organu prowadzącego wobec gimnazjum i szkół podstawowych funkcjonujących na terenie Gminy;

23) nadzór nad eksploatacją środków transportu szkół i Urzędu;

24) prowadzenie informacji wizualnej w Urzędzie dla interesantów;

25) umożliwianie mieszkańcom dostępu do Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dzienników Urzędowych Województwa Podlaskiego poprzez Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu;

26) utrzymanie w należytym stanie technicznym i funkcjonalnym gminnych obiektów użyteczności publicznej;

27) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz udostępnianie informacji publicznych;

28) prowadzenie spraw związanych z realizacją projektów unijnych;

29) organizacja promocji Gminy w regionie i w kraju;

30) realizacja zadań przeciwdziałających bezrobociu i aktywizujących lokalny rynek pracy we współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy i Starostwem;

31) rozwijanie współpracy z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, pracodawcami, związkami zawodowymi i organizacjami pozarządowymi w zakresie przeciwdziałania bezrobociu i aktywizacji lokalnego rynku pracy,

2. Szczegółowe zadania i obowiązki poszczególnych pracowników określą zakresy czynności.

§ 17. 1. Do podstawowych zadań Referatu Finansowego należy w szczególności:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie udzielenia absolutorium dla Wójta;

2) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących budżetu, wykorzystania nadwyżki budżetowej i rezerwy budżetowej, zaciągania kredytów, podatków i opłat lokalnych;

3) udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu Gminy;

4) zapewnienie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu;

5) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminnego;

6) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania sprawozdawczości statystycznej;

7) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych;

8) rozliczanie wpłat i należności za odbiór odpadów komunalnych;

9) rozliczanie wpłat i należności za dostarczanie wody dla odbiorców;

10) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych;

11) prowadzenie ewidencji księgowej dochodów i wydatków Urzędu,

12) rozliczanie inwentaryzacji zgodnie z ustawą o rachunkowości;

13) przygotowywanie sprawozdań finansowych;

14) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz aktualizacja ich wyceny;

15) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy;

16) prowadzenie ewidencji podatków, opłat lokalnych i ich inkasentów;

17) badanie składanych deklaracji podatkowych pod względem ich zgodności ze stanem prawnym i faktycznym;

18) sprawdzanie dokumentów finansowo–księgowych pod względem formalno– rachunkowym oraz ich klasyfikowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie klasyfikacji budżetowej;

19) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego;

20) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych;

21) przygotowywanie informacji dotyczących podatków i opłat;

22) opracowywanie analiz dotyczących realizacji wpływów z tytułu podatków i opłat oraz kontrola wpływu dochodów;

23) prowadzenie rozliczeń dotyczących podatku VAT z Urzędem Skarbowym;

24) prowadzenie spraw z zakresu podatków i opłat stanowiących dochód budżetu Gminy pobranych przez Urząd Skarbowy;

25) wydawanie zaświadczeń dotyczących wielkości gospodarstwa i ich dochodowości oraz o nie zaleganiu w podatkach i opłatach lub o zaległościach;

26) udzielanie informacji dla KRUS, ZUS dotyczących okresów ubezpieczenia i opłacania składek;

27) prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu,

28) prowadzenie baz danych obejmujących właścicieli gospodarstw i działek rolnych;

29) naliczanie i wypłacanie rolnikom zwrotu podatku akcyzowego zawartego w zakupionym oleju napędowym;

30) sporządzanie i terminowe przekazywanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej albo informacji o nieudzieleniu takiej pomocy w odniesieniu do pomocy innej niż pomoc publiczna w rolnictwie i rybołówstwie aplikacją SHRIMP.

2. Szczegółowe zadania i obowiązki poszczególnych pracowników określą zakresy czynności.

§ 18. 1. Referat Księgowości Oświatowej prowadzi obsługę finansowo-księgową:

1) Szkoły Podstawowej w Wierzbowie;

2) Szkoły Podstawowej w Białaszewie;

3) Szkoły Podstawowej w Rudzie;

4) Gimnazjum w Danówku;

zwanych dalej jednostkami organizacyjnymi gminy.

2. Do podstawowych zadań Referatu Księgowości Oświatowej należy w szczególności:

1) prowadzenie kompleksowej obsługi finansowo-księgowej i rachunkowej jednostek organizacyjnych gminy;

2) przygotowywanie projektów planów finansowych poszczególnych jednostek oraz bieżąca analiza ich wykonania;

3) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów finansowych dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

4) prowadzenie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

5) rozliczanie inwentaryzacji składników majątku poszczególnych jednostek;

6) przygotowywanie jednostkowych sprawozdań finansowych i statystycznych;

7) prowadzenie naliczania wynagrodzeń dla pracowników poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy;

8) naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń wypłaconych pracownikom.

3. Szczegółowe zadania i obowiązki poszczególnych pracowników referatu określą zakresy czynności.

§ 19. 1. Do podstawowych zadań Referatu Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego należy w szczególności:

1) opracowywanie programów rozwoju gospodarczego Gminy;

2) analizowanie zjawisk społecznych i gospodarczych zachodzących na terenie Gminy i gmin sąsiednich;

3) planowanie i realizacja inwestycji gminnych oraz wspólnych z innymi jednostkami samorządu terytorialnego;

4) organizacja zaspokajania potrzeb mieszkańców Gminy w zakresie usług komunalnych;

5) pozyskiwanie środków finansowych na realizację inwestycji gminnych;

6) przygotowywanie dokumentacji związanej z planowaniem i realizacją inwestycji oraz organizacją świadczenia usług komunalnych;

7) przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie zadań inwestycyjnych i usług komunalnych;

8) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem systemu zbierania odpadów komunalnych z terenu gminy;

9) prowadzenie spraw związanych ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę;

10) eksploatacja i konserwacja stacji ujęć wody i sieci wodociągowych;

11) prowadzenie spraw związanych z realizacją projektów unijnych;

12) prowadzenie ksiąg budowlanych obiektów gminnych;

13) opracowywanie analiz i sprawozdań z zakresu zadań referatu;

14) prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem i konserwacją dróg gminnych, mostów, ulic i placów oraz ich ewidencji;

15) nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem gminnych urządzeń komunalnych;

16) prowadzenie spraw nazewnictwa ulic oraz numerów porządkowych nieruchomości;

17) gospodarowanie i zarządzanie nieruchomościami gminnymi;

18) organizacja przetargów na zbycie nieruchomości komunalnych;

19) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań przez Gminę;

20) prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem i aktualizacją gminnych planów zagospodarowania przestrzennego;

21) przygotowywanie projektów decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu oraz prowadzenie rejestru wydawanych decyzji;

22) przygotowywanie projektów decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia inwestycyjnego;

23) prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska i rolnictwem dotyczących: łowiectwa, zwalczania chorób zwierzęcych, wydawania zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów, ochrony gruntów leśnych, gospodarki wodnej, ochrony powietrza atmosferycznego;

24) ewidencja podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i wydawanie pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;

25) prowadzenie spraw dotyczących dodatków mieszkaniowych;

26) zarządzanie zasobami mieszkaniowymi Gminy;

27) nadzorowanie realizacji przedsięwzięć związanych z organizacją i przygotowaniem ochrony płodów rolnych, zwierząt gospodarskich, produktów żywnościowych, pasz i ujęć wody przed środkami rażenia;

28) opiniowanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przetrzennego, uzgadnianie i opiniowanie dokumentacji projektowej oraz planów zagospodarowania przestrzennego dla potrzeb obronności i bezpieczeństwa państwa,

29) sporządzanie i terminowe przekazywanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej albo informacji o nieudzieleniu takiej pomocy w odniesieniu do pomocy innej niż pomoc publiczna w rolnictwie i rybołówstwie.

2. Szczegółowe zadania i obowiązki poszczególnych pracowników referatu określą zakresy czynności.

§ 20. 1. Do podstawowych zadań Komendy Straży Gminnej należy wykonywanie zadań z zakresu ochrony porządku publicznego wynikających z ustaw i przepisów prawa miejscowego do których należy w szczególności:

1) wspieranie Komendanta w realizacji jego zadań;

2) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych;

3) czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym;

4) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń;

5) ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej;

6) podejmowanie działań prewencyjnych zapobiegających występowaniu zagrożeń dla zdrowia i życia mieszkańców gminy, ich mienia i środowiska;

7) kontrolowanie przestrzegania przepisów dotyczących utrzymania czystości i porządku;

8) konwojowanie dokumentów, wartościowych przedmiotów i wartości pieniężnych dla potrzeb gminy.

§ 21. 1. Do podstawowego zakresu czynności samodzielnego stanowiska radcy prawnego należy:

1) opiniowanie pod względem formalno – prawnym projektów aktów normatywnych wydawanych przez Wójta i Radę;

2) udzielanie porad prawnych i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa pracownikom Urzędu;

3) występowanie w charakterze pełnomocnika Rady, Wójta w postępowaniu sądowym;

4) udzielanie porad prawnych radnym w sprawach objętych kompetencjami Rady.

2. Radca prawny podlega bezpośrednio Wójtowi, który ustala szczegółowy zakres jego obowiązków.

3. Zasady i tryb pracy radcy prawnego określają odrębne przepisy.

Rozdział 5

Zasady opracowywania aktów prawnych wydawanych przez Wójta i Radę Gminy.

§ 22. 1. Projekty aktów prawnych wydawanych przez Wójta i Radę opracowują pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej.

2. Projekt aktu prawnego musi być parafowany przez pracownika przygotowującego projekt oraz przez osoby z którymi musi być uzgodniony.

3. Opracowane projekty aktów prawnych wymagają uzgodnień z:

1) bezpośrednim przełożonym pod względem merytorycznym;

2) Skarbnikiem, jeżeli dotyczą zadań budżetowych lub mogą spowodać skutki finansowe;

3) Sekretarzem, jeżeli dotyczą spraw organizacyjno – administracyjnych;

4) radcą prawnym pod względem formalno – prawnym.

§ 23. 1. Uzgodniony i parafowany projekt aktu prawnego pracownik odpowiedzialny za jego opracowanie przedkłada Wójtowi, który dokonuje jego zatwierdzenia.

2. Projekty uchwał Rady po zatwierdzeniu przez Wójta są przekazywane pracownikowi ds. obsługi Rady, który ustala dalszy tryb postępowania z otrzymanymi projektami z Przewodniczącym Rady.

3. Przedstawienia projektów aktów prawnych na posiedzeniu komisji Rady lub sesji Rady dokonuje Wójt lub wyznaczony pracownik.

4. Projekty aktów prawnych po dokonaniu uzgodnień są przekazywane na stanowisko ds. obsługi rady w wersji pisemnej wraz z wersją elektroniczną na nośniku danych.

§ 24. 1. Rejestr zarządzeń Wójta działającego jako organ Gminy jest prowadzony na stanowisku pracy ds. obsługi rady.

2. Rejestr zarządzeń Wójta działającego jako kierownik Urzędu jest prowadzony na stanowisku pracy ds. obsługi sekretariatu.

§ 25. 1. Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:

1) akt prawny nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice upoważnienia ustawowego, a także nie może wkraczć w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów;

2) układ aktu prawnego powinien być przejrzysty, zgodny z zasadami techniki prawodawczej określonymi w odrębnych przepisach;

3) dla oznaczenia jednostkowych pojęć należy używać określeń stosowanych w obowiązującym ustawodawstwie;

4) wyrażenia językowe używane w akcie powinny być powszechnie zrozumiałe.

2. W tytule aktu prawnego w oddzielnych wierszach zamieszcza się:

1) oznaczenie rodzaju aktu;

2) oznaczenie organu wydającego;

3) data wydania aktu prawnego;

4) ogólne określenie przedmiotu aktu.

3. W treści aktu prawnego należy:

1) we wstępie podać przepisy prawa upoważniające organ do wydania aktu prawnego;

2) podać zwięźle treść aktu prawnego;

3) wskazać, kto jest zobowiązany do jego realizacji;

4) podać datę wejścia w życie aktu prawnego oraz obowiązek jego publikacji.

Rozdział 6

Zasady podpisywania dokumentów i korespondencji urzędu.

§ 26. 1. Do podpisu Wójta zastrzeżone są:

1) oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem;

2) dokumenty i pisma wychodzące z Urzędu;

3) decyzje administracyjne w sprawach z zakresu administracji publicznej;

4) odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych;

5) dokumenty związane ze sprawami osobowymi pracowników wynikające ze stosunku pracy;

6) zarządzenia wydawane przez Wójta jako:

a) organ wykonawczy Gminy,

b) kierownika Urzędu.

7) pisma do Przewodniczącego Rady i innych organów Rady.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych i poszczególni pracownicy podpisują dokumenty nie wychodzące poza Urząd dotyczące spraw wynikających z powierzonego zakresu czynności.

3. Wójt może upoważnić Zastępcę Wójta, Sekretarza, kierowników komórek organizacyjnych lub innych pracowników Urzędu do podpisywania dokumentów zastrzeżonych do podpisu Wójta udzielając stosownego upoważnienia imiennego.

4. W wypadku nieobecności Wójta w pracy lub w Urzędzie dokumenty zastrzeżone do podpisu Wójta podpisuje Zastępca Wójta z tym, że oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem składa na podstawie odrębnego upoważnienia Wójta.

5. Dokumenty dotyczące czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych muszą być kontrasygnowane podpisem Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej.

6. Dokumenty – na egzemplarzach pozostających w aktach Urzędu – przedstawiane do podpisu członkom kierownictwa Urzędu powinny być parafowane przez pracownika odpowiedzialnego za ich merytoryczne przygotowanie.

Rozdział 7

Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków.

§ 27. 1. Indywidualne sprawy obywateli są załatwiane przez Urząd według procedur określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.

2. Przyjęcia interesantów w indywidualnych sprawach odbywają się codziennie w godzinach pracy Urzędu.

3. Informacje o rodzajach spraw załatwianych w poszczególnych pokojach umieszcza się na tablicy informacyjnej Urzędu.

4. Na drzwiach każdego pokoju powinny znajdować się tabliczki informacyjne określające:

1) numer pokoju;

2) nazwę komórki organizacyjnej;

3) imiona i nazwiska pracowników oraz ich stanowiska służbowe;

4) główne rodzaje załatwianych spraw.

§ 28. 1. Merytoryczne rozpatrywanie i załatwianie indywidualnych spraw obywateli należy do komórki organizacyjnej właściwej ze względu na przedmiot sprawy lub komórki wskazanej przez Wójta.

2. Zgłaszających się interesantów należy bez zbędnej zwłoki obsłużyć, informując ich uprzejmie i wyczerpująco:

1) o możliwościach załatwienia ich spraw;

2) o koniecznych dokumentach i formalnościach przy załatwianiu danej sprawy;

3) pisemnie o przyczynach nie załatwienia sprawy w obowiązującym terminie;

4) o przysługujących środkach odwoławczych lub możliwościach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć.

3. Sprawy, które nie wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego załatwiane są niezwłocznie.

4. Inne sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki według kolejności ich wpływu i stopnia pilności z zachowaniem obowiązujących terminów ustawowych.

5. Jeżeli załatwienie sprawy zgłaszajacego się interesanta lub udzielenie mu informacji nie należy do kompetencji danego pracownika, powinien on o tym poinformować interesanta
i skierować do właściwej osoby lub instytucji.

§ 29. 1. Wójt przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w godz. 8:00 – 16:00
w piątek każdego tygodnia.

2. W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy interesanci są przyjmowani
w następnym dniu roboczym.

3. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.

4. Informacje o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków są umieszczane na tablicy informacyjnej Urzędu.

§ 30. 1. Wszystkie skargi i wnioski skierowane do Urzędu na piśmie lub do protokołu podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego na stanowisku pracy ds. obsługi sekretariatu.

2. W przypadku skarg i wniosków wnoszonych ustnie przyjmujący zgłoszenie sporządza stosowny protokół.

3. Skargi i wnioski kierowane do Wójta, dotyczące zadań realizowanych przez pracowników Urzędu, po ich zarejestrowaniu w rejestrze są przekazywane na stanowiska pracy właściwe merytorycznie do ich rozpatrzenia i załatwienia.

4. Przy rozpatrywaniu skarg i wniosków stosuje się tryb postępowania określony w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.

5. Stanowiska pracy, którym przekazano skargę lub wniosek do załatwienia przekazują na stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu kompletną dokumentację załatwienia sprawy, zachowując sobie kopię.

6. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Wójt, a w razie jego nieobecności Zastępca Wójta lub inny upoważniony pracownik.

§ 31. 1. Skargi i wnioski dotyczące zadań i działalności Wójta oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych po ich zarejestrowaniu są przekazywane Przewodniczącemu Rady celem ich przedstawienia Radzie, jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do ich rozpatrzenia.

2. Do skarg, o których mowa w ust. 1 załącza się pisemne wyjaśnienie Wójta lub kierowników gminnych jednostek organizacyjnych na okoliczność zarzutów podnoszonych w skardze.

Rozdział 8

Tryb wykonywania kontroli wewnętrznej w urzędzie

§ 32. 1. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawuje:

1) Wójt w stosunku do członków kierownictwa Urzędu, a także innych pracowników Urzędu;

2) Sekretarz w zakresie spraw organizacyjnych i administracyjnych ;

3) Skarbnik w zakresie spraw finansowych;

4) kierownicy komórek organizacyjnych w stosunku do podległych pracowników.

2. Przedmiotem kontroli wewnętrznej jest funkcjonowanie Urzędu, a w szczególności:

1) przestrzeganie dyscypliny pracy;

2) terminowość załatwiania spraw;

3) przestrzeganie przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego i przepisów prawa materialnego przy załatwianiu spraw;

4) właściwego prowadzenia dokumentacji;

5) realizacja budżetu i przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych;

6) wykonywanie zadań wynikających z powierzonego zakresu obowiązków na danym stanowisku pracy.

§ 33. 1. Działalność kontrolna powinna być połączona z instruktażem pracowników w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości.

2. Instruktaż powinien polegać na udzielaniu osobom kontrolowanym wyjaśnień i wskazówek w zakresie sposobu załatwiania spraw, prowadzenia dokumentacji oraz stosowaniu przepisów prawa.

§ 34. 1. Kontrolujący sporządza z ustaleń kontroli protokół, który powinien zawierać:

1) imię i nazwisko kontrolującego i kontrolowanego;

2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

3) określenie przedmiotu kontroli;

4) dokonane ustalenia;

5) pouczenie o możliwości ustosunkowania się do ustaleń kontroli;

6) podpisy kontrolującego i kontrolowanego;

2. Na podstawie protokołu kontrolujący opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego, które powinno zawierać:

1) opis stwierdzonych nieprawidłowości;

2) zalecenia pokontrolne;

3) termin wykonania zaleceń i powiadomienia o sposobie ich realizacji.

3. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Wójt.

Rozdział 9

postanowienia końcowe.

§ 35. 1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do zapoznania się z treścią niniejszego regulaminu i przestrzegania jego postanowień.

2. Zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu następują w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.

Wójt Gminy Grajewo

Stanisław Szleter

Załącznik

do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Grajewo

z dnia 27 czerwca 2014 r.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU GMINY GRAJEWO

Nazwa stanowiska pracy, komórki organizacyjnej		Ilość stanowisk	Ilość etatów
	Wójt Gminy	1	1
	Zastępca Wójta Gminy	1	1/8
REFERAT OGÓLNOORGANIZACYJNY
Stanowiska urzędnicze		7
	Sekretarz Gminy – Kierownik Referatu	1	7/8
	Stanowisko ds. kadr, szkoleń i archiwum	1	1
	Stanowisko ds. ewidencji ludności i spraw obywatelskich	1	1
	Stanowisko ds. obsługi Rady i Wójta	1	1
	Stanowisko ds. oświaty, obronności i obrony cywilnej	1	1
	Stanowisko ds. transportu i zamówień publicznych	1	1
	Stanowisko ds. projektów unijnych	1	1
Stanowiska pomocnicze i obsługi		23	15
	Kierowca autobusu	5	5
	Pomoc administracyjna	6	4
	Sprzątaczka	1	1
	Konserwator	6	2
	Opiekun dzieci i młodzieży	4	2
	Sekretarka	1	1
REFERAT FINANSOWY
Stanowiska urzędnicze		7	7
1.	Skarbnik Gminy – Kierownik Referatu	1	1
	Zastępca Skarbnika Gminy	1	1
	Stanowisko ds. wymiaru podatków	1	1
4.	Stanowisko ds. księgowości podatkowej	1	1
	Stanowisko ds. opłat lokalnych	1	1
	Stanowisko ds. obsługi kasowej	1	1
	Stanowisko ds. księgowości budżetowej	1	1
REFERAT KSIĘGOWOŚCI OŚWIATOWEJ
Stanowiska urzędnicze		2	2
	Główny Księgowy – Kierownik Referatu	1	1
	Stanowisko ds. księgowości oświatowej	1	1
REFERAT ROLNICTWA I ROZWOJU GOSPODARCZEGO
Stanowiska urzędnicze		5	5
	Kierownik Referatu	1	1
	Stanowisko ds. gospodarki mieniem komunalnym	1	1
	Stanowisko ds. inwestycji komunalnych	1	1
	Stanowisko ds. planowania przestrzennego	1	1
	Stanowisko ds. gospodarki odpadami	1	1
Stanowiska pomocnicze i obsługi		3	3
	Konserwator	3	3
KOMENDA STRAŻY GMINNEJ
Stanowiska urzędnicze		2	2
	Komendant	1	1
	Strażnik	1	1
URZĘDNICZE SAMODZIELNE STANOWISKA PRACY
1.	Stanowisko radcy prawnego	1	0,5
Stanowiska urzędnicze razem		26	24,5
Stanowiska pomocnicze i obsługi razem		26	18,0
Ogółem stanowiska i etaty w Urzędzie		52	42,5